Vielen ist nicht bewusst, dass mangelnde Vorsorge bei einer vorübergehenden oder dauernden Handlungsunfähigkeit des Einzelunternehmers, Gesellschafters oder Geschäftsführers nicht nur im privaten Bereich zu erheblichen Einschnitten, sondern auch zu kaum mehr reparablen wirtschaftlichen Konsequenzen im Betrieb bis hin zur Insolvenz führen kann!
Das zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer in Berlin registriert monatlich zehntausende von Vorsorgevollmachten – die Vorsorgevollmacht mit integrierter Patientenverfügung liegt also voll im Trend. Liegt eine solche Vorsorgevollmacht nicht vor, kommt es für den Menschen, der nicht mehr selbst für sich handeln kann (sei es privat, aber auch in seiner Verantwortung für ein Unternehmen) zwingend zur Bestellung eines Betreuers durch das Betreuungsgericht.
Will der Unternehmer dies vermeiden, muss er auch für den betrieblichen Bereich vorbauen. Diese unternehmensbezogenen (betrieblichen) Vollmachten führen weiterhin ein Schattendasein. Was nur wenige wissen, ist, dass die in der Praxis bekannten Instrumente wie Prokura und Handlungsvollmacht selten ausreichen, um für mittelständische Unternehmen Vorsorge zu treffen: Zwar umfasst die regelmäßig als Generalvollmacht ausgestaltete Vorsorgevollmacht „an sich“ auch den beruflichen oder unternehmerischen Bereich, aber für Unternehmer gelten die besonderen Spielregeln des Berufs- und des Handels- und Gesellschaftsrechts für die Erteilung von Vollmachten (z. B. Umfang der Vertretungsregelung, Prinzip der Selbstorganschaft bei Personengesellschaften, Ausschluss/Einschränkungen durch den nicht immer aktuellen Gesellschaftsvertrag).
Es ist daher unerlässlich, diese „normale“ Vollmacht im Unternehmensbereich um eine klare Handlungsanweisung zu ergänzen, in der der Unternehmer zumindest in groben Zügen festlegt, was aus seinem Unternehmen wird, wenn er durch Unfall oder Krankheit für längere Zeit oder auf Dauer ausfällt.
Danach gilt: Der Unternehmer sollte die Vollmachten für den Privat- und den Geschäftsbereich trennen! Im privaten Bereich kann etwa die Ehefrau/der Sohn/die Tochter zusammen mit der Unterstützung eines Vorsorgeanwalts eingesetzt werden, der auch als Bindeglied zum Unternehmen dienen kann. In der betrieblichen Handlungsanweisung äußert der Unternehmer seine Vorstellungen zum weiteren Schicksal des Unternehmens bei seinem zeitweiligen oder völligen Ausfall und legt den Handlungsrahmen des Bevollmächtigten fest: Sie gibt vor, wie der Betrieb fortgeführt werden soll (sei es durch Übertragung, Verkauf oder Liquidation des Unternehmens), und sagt etwas auch über die Reihenfolge solcher Maßnahmen (so steht die Betriebsfortführung in der Regel im Vordergrund).
Diese Handlungsanweisung sichert nicht nur die Aufrechterhaltung des Lebenswerkes des Unternehmens, sondern kann (und sollte) auch vorsehen, dass sich der Unternehmer dabei wiederkehrende Erträge zur eigenen Altersvorsorge vorbehalten kann.
Die Handlungsanweisung muss typische unternehmensbezogene Fragen regeln wie etwa im Vorsorgefall
- über Vermögensgegenstände und speziell mit Domains, Marken, Patenten, Lizenzen und andere betriebsbedingte Wirtschaftsgüter und Rechte verfügt werden soll,
- Bürgschaften und Patronatserklärungen abzugeben sind,
- Arbeits- oder Dienstverhältnisse abgeschlossen, geändert oder gekündigt werden,
- in Gesellschaftsversammlungen Erklärungen abzugeben, Beschlüsse zu fassen sind,
- Unternehmensverträge zu schließen sind,
- Umwandlungen, Verschmelzungen, Betriebsspaltungen, aber auch Betriebsschließungen und Teilbetriebsveräußerungen durchzuführen sind,
- Handelsregisteranmeldungen abzugeben sind
- Uvm.
In der Handlungsanweisung sollte zudem geregelt werden, ob und in welchem Maße von der Vollmacht im Ausland (bei Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder gegenüber Handelsvertretern) Gebrauch gemacht werden soll.
Solche Vollmachten und Handlungsanweisungen sichern die dauerhafte Fortführung des Unternehmens durch Dritte – denn nur dann ist das Unternehmen nicht zu sehr von der Persönlichkeit und dem Wissen des „Patriarchen“ abhängig. Auch bleibt so die „Brandmauer“ zwischen betrieblichem und privatem Vermögen aufrechterhalten, die dazu führt, dass das Unternehmen im Zweifel schnellstens in eine haftungsbeschränkte Form (GmbH) umgewandelt werden kann.
Auch Stimmrechtsvollmachten sind je nach Qualität des Gesellschaftsvertrages Gegenstand der Handlungsanweisung, insbesondere dann, wenn der Unternehmer Mitgesellschafter ist.
Zusammenfassend festzustellen bleibt, dass sich solch unternehmensbezogene Vorsorgevollmachten von der allgemeinen privaten Vorsorgevollmacht vor allem dadurch unterscheiden, dass sie auf den Fortbestand des Unternehmens ausgerichtet ist. In ihrem Fokus steht nicht die Aufrechterhaltung der Selbstbestimmung des Betroffenen, wenn er nicht mehr handlungsfähig ist, sondern die Unternehmenssicherung und – nachfolge mit allen Konsequenzen für die Mitarbeiter und die Familienangehörigen, bei der dieselben Grundsätze wie bei der allgemeinen Nachfolgeregelung gelten.
