Notfallplan – für Schicksalsschläge vorsorgen

Viele Unternehmer/innen haben nicht ausreichend für einen plötzlichen Schicksalsschlag vorgesorgt. Was passiert, wenn der Inhaber plötzlich tödlich verunglückt? Die meisten haben eine Risikolebensversicherung. Es kommt zu Geldzahlungen. Doch wer führt das Unternehmen weiter? Wie wird das Wissen an mögliche Nachfolger weitergegeben? Kümmern Sie sich um einen Notfallplan, den Sie am besten notariell beglaubigen lassen und mindestens jährlich aktualisieren.

  • Vertretungsplan: Legen Sie fest, wer im Notfall Ihre Nachfolge antritt und das Unternehmen kurz- und langfristig weiter führen soll. Binden Sie auch Ihre wichtigsten Führungskräfte mit ein, die dann eine Art Krisenstab bilden können.
  • Private Vollmachten: Wenn Sie als Unternehmer plötzlich verunglücken und dauerhaft bewusstlos bleiben, benötigen Sie jemanden, der Sie betreut. Bestimmen Sie daher selbst Ihren Betreuer, sonst handelt das Vormundschaftsgericht. Denken Sie auch an eine Patientenverfügung.
  • Firmenvollmachten: Statten Sie Ihren Vertreter mit den nötigen Vollmachten aus. Schalten Sie hierzu einen Notar Ihres Vertrauens ein. Generalvollmachten greifen sehr weit. Regeln Sie den Geltungsbereich und die Dauer der Vollmacht. Betriebliche Vollmachten sollten auch den Zugriff auf Ihre Firmenkonten ermöglichen, um den operativen Betrieb sicherzustellen.
  • Schlüsselverzeichnis: Dokumentieren Sie, wer in Ihrem Betrieb die wichtigsten Schlüssel hat. So ersparen Sie Ihrem Nachfolger kostbare Zeit.
  • Zugangsrechte: Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Passwörtern zu Ihren Computern und sonstigen Programmen (auch Internetportalen).
  • Finanzielle Geschäftspartner: Schreiben Sie auf, welche Bankverbindungen und Versicherungen Sie haben. Hinterlegen Sie im Ordner die wichtigsten Policen sowie die Kontaktdaten Ihrer Berater (Rechtsanwalt, Steuerberater, Sonstige).
  • Kunden- und Lieferantenverzeichnis: Notieren Sie Ihre wichtigsten Kundenverbindungen mit Aufträgen, Vereinbarungen und Besonderheiten, die sich aus einer möglichen langjährigen Geschäftsbeziehung ergeben haben. Das gilt auch für Ihre wichtigsten Lieferanten.
  • Projektdokumentation: Für größere Aufträge mit Projektcharakter sind Statusberichte notwendig. Hinterlegen Sie in Ihrem Notfallordner, wo die sich in Ihrem Betrieb befinden.
  • Bilanzen: Dokumentieren Sie, wo Sie Ihre Jahresabschlüsse aufbewahren. Erstellen Sie zusätzlich aktuelle Vermögensaufstellungen (z. Immobilien).
  • Strategie: Hinterlegen Sie Ihre unternehmerischen Überlegungen und Geschäftsideen, auch die, die Sie noch nicht realisiert haben. Welche Pläne haben Sie mit Ihrem Personal?
  • Testament: Verfassen Sie ein Testament, das Ihrem Gesellschaftsvertrag nicht widerspricht.